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如何才能做好集团型煤炭企业人力资源信息系统的建设?
随着信息技术的发展和组织对信息化要求的提高,信息化成为企业的必由之路。人力资源管理作为企业管理的重要战略,人力资源的信息化已成为解决人力资源管理突出问题的重要手段和方法。在这种背景下,近年来,人力资源信息系统的建设成为众多集团型煤炭企业实现有效管控的必选途径之一。
集团型煤炭企业人力资源管理的现状与目标
煤炭企业作为典型的能源企业,在近年资源越来越宝贵,能源需求越来越大的背景下,得到不断发展与壮大,人力资源管理与信息化现状出现了一些新的特点:
1.以煤炭为主,多行业快速发展。随着企业竞争的加剧,大多数煤炭企业选择以‘ 煤’为主,适当多种产业并行发展,不仅有利于规避风险,增加利润增长点,也有利于资源整合,企业规模也是节节攀升。
2.集团机构组织多、规模大、职工人数多。煤炭企业基本为国企,下属单位众多,人员数量庞大。
3.人员管理复杂。人员的分类、岗位工种、人员管理方式等与其他类型企业相比更为复杂。并且企业在兼并扩张后,出于企业管控的需要,普遍存在着人员的借调、外派(驻外)等管理方式,这些人员的人事、工资关系实行总部、驻地分离或部分分离管理,增加了人力资源管理的复杂性和信息系统实施建设及人员、工资统计的难度。
4.薪酬体系复杂,工资方案不一。由于行业众多,薪酬激励方案多样化。以煤炭为例,公司机关以岗位绩效薪酬为主体(计时工资),而各区队以二次分配的薪酬方案为主体(计件工资)。同时,由于新旧矿井的差异,津补贴的门类也是五花八门。再者,由于行业不同、地域不同(地区工资水平的差异),同一工资项目标准也不尽相同,造成了工资方案的复杂。
综上所述,由于机构组织多、地域分布广、人员数量大、跨多个行业、企业发展速度较快、信息化水平不高且普遍缺少统一的人力资源信息管理平台等因素,造成了人力资源信息系统建设的难度,当然只要采取科学的方法、依托企业的强大执行力,依然可以实现人力资源信息系统的建设目标。
人力资源信息系统建设的目标主要有:1.完成基础的人力资源信息整合,形成人事信息库,实现人事档案信息电子化,人员信息管理网络化、标准化,人员调配业务流程化,不断提升人力资源管理水平;2.(二)实现对各级部门工资的掌控,规范薪酬体系,促进薪资管理的公平、效益,形成工资数据的累积,不断提高工资数据统计的准确、完整、高效;3.实现劳动合同的系统管理,维护职工权益,提高效率;4.建立企业的绩效考核体系,实现集团化的绩效管理应用;5.构建集团的培训管理体系,实现培训需求的管理,完善培训课程体系、培训讲师管理制度,进行培训效果评估;6.实现对人力资源信息的深层利用,深入挖掘数据的价值,并实现与其他信息(如:社保、财务等系统)系统的集成,为企业管理提供决策支持。
实施步骤与方法论
(一)总体规划,分阶段实施
人力资源信息系统的建设是企业信息化和提升人力资源管理的一件大事,要设立以公司高层为领导的建设小组,实施建设小组应包含HR部门管理人员、有经验的IT管理人员。
人力资源系统建设的规划要结合企业的中长期发展,以人力资源建设提升企业竞争力为目标。总体步骤可以概括为:
1.整合、集中信息,形成人事信息电子档案库,这是实现人力资源信息化的基础和关键。
2.实现各项业务的协同,达到人力资源管理的规范化、流程化,全面提升集团人力资源信息化管理水平。
3.实现系统信息的深层利用,发挥信息系统的最大价值。
(二)系统实施步骤
基于煤炭企业的特点,较为理想的是采取边实施、边培训,边培训、边推进的方式。实施步骤为:
1.结合企业规模,管理特点、企业区域分布,划定分批次系统上线的单位,制定需求分析书。可以按区域和行业相结合的方式进行实施单位划分,比如:先实施建设集团本部单位,再向外部单位推广。作为煤炭企业要以煤炭生产单位作为首批实施单位,这些单位的成功与否,关乎整个项目的成败。
2.首先选择典型单位进行试点,全面了解人力资源各个业务模块的需求和流程,细化需求分析书。针对煤炭企业单位众多、信息化程度不高、部分矿区网络条件不理想,劳资人员总体素质不高的情况,盲目全面推进系统的实施是不恰当的,必须循序渐进,选取企业中较为典型的单位进行试点。一般以企业中较为典型的矿井为试点,同时其他单位做好相应的准备工作,准备工作包括:1基本信息资料的整理归集、报表的整理;2相关工作人员配备到位;3办公网络环境的进一步优化等。
3.对试点单位实施效果进行评估,总结经验,为系统的全面推广做准备。主要要总结的是如何实现人事数据的信息化、全面了解工资的体系结构、培训体系、绩效考核方法等,熟悉各类业务的管理流程。
4.头批次单位系统建设的全面展开。以试点单位为例进行系统管理人员的培训,做到系统的批量上线,大大节省实施时间,并进行报表收集,为整合规范报表,以制定统一的报表格式,提高统计效率。
5.再按行业和区域进行其他批次单位的系统建设。实施流程可以进行复制,当然,具体步骤上会有差异。
(三)实施建设亮点
在实施推广人力资源信息系统的建设过程中,有许多亮点,现就部分亮点跟大家分享。
1.人事档案信息电子化。在前面一再强调人事信息基础数据的重要性,那么如何将大量纸质的档案信息电子化呢?
我们知道,大多数煤炭企业作为国有企业,人事档案信息较为庞杂,档案信息包含个人基本情况,还包括各类附表信息,如工作简历、学历信息等,具有人员数量大、部分档案陈旧等特点,需要制定完善的档案信息电子化方案。
以档案存放单位划分,分单位汇总人事档案电子信息,具体信息化流程图如下:
2.岗位工种规范标准化。集团型煤炭企业岗位工种多,分类复杂,集团内部不同单位存在着岗位名称不明确、同一岗位不同名称等现象,要实现人力资源信息的统计、分析,必须先理清公司的岗位工种,做到人人岗位有设定,否则,就无法完成劳资统计报表的自动生成及准确统计。具体办法如下:
①成立岗位工种编码化小组,由公司内具有经验丰富的定员定额专家、人力资源部门相关管理人员、系统实施小组成员等组成。
②收集所有单位的岗位工种信息,包括已经使用的和未来可能使用的岗位,要了解报送岗位的具体工作业务,以规范同一工种的统一名称,原来没有设立的岗位或岗位名称 不合理、不规范的,要根据国家行业编码标准进行新名称的设定。
③划分岗位工种的分类。其实,在进行岗位工种收集时就涉及到岗位工种的分类。岗位工种的分类可以按行业划分,如:煤炭行业、化工行业、有色金属行业等;也可以按管理的岗位类别划分,如:管理岗位、技术岗位、工人岗位等。
④岗位工种编码。先设定编码规则(编码规则要便于信息统计和系统维护),再进行编码。需要强调的是,编码时要留有余地,以备新代码的增添。
⑤岗位工种的更新和维护。岗位编码形成后,要对系统人员的岗位进行批量替换或维护,所有人员的岗位工种信息都必须来源于代码表。同时,随着企业的发展,岗位工种也在不断增加,需要及时在系统中进行代码更新。
3.实施与系统检查结合。任何系统再好,再优越,重点是看能否得到广泛的应用,人力资源系统亦然。相对来说,集团型煤炭企业人力资源信息系统实施周期长,难度大,情况复杂,系统的使用不仅要有好的实施团队、实施计划,更要有对系统的日常使用情况进行监督检查的制度,并进行适度的奖罚,以保证系统使用的常态化和深入。通过检查可以促进系统的应用,也可以了解各单位系统的使用情况,还可以对系统管理上不合理的地方进行修改,如:权限设置等。具体检查办法为:
①结合实施进度,根据不同实施阶段,确定不同的检查内容,并设定评分标准。
②成立检查小组,一般由公司总部人力资源部门、系统实施小组人员组成。
③检查内容分为各单位系统模块使用完成情况、系统操作熟练程度。
④系统的检查要做到周期性,作为一项考核内容,不能因为繁杂的人力资源工作,而放松对系统的使用。
总的来说,系统的检查要做到原来越精细、内容越来越全面,并要求成绩不理想的单位进行整改。
存在的问题与对策
目前大部分的集团型煤炭企业人力资源信息系统特别成功的并不是很多,且存在着一些突出问题。
人力资源管理方式的变化和业务的新增导致系统需要进行大量的数据重构。
解决方法:1.要求所选择的人力资源管理信息系统具有较强的灵活性,能够较好的进行数据重构,包括各类业务字段的新增、报表的定制等,这是解决问题的基础。2.在管理上说要及时梳理业务需求、统一报表格式,从公司层面上实现业务数据、流程的规范。
系统用户数庞大,系统维护任务繁重。
解决方法:1.是要系统可以进行系统用户权限的批量设置;2.针对权限的变动进行集中的调整,防止出现权限的纰漏;3.明确划分用户责任,防止维护工作的重复。
各级人力资源部门管理人员变动频繁,培训任务重。
解决方法:1.是建立信息系统的培训库,包括操作手册、视频教程、系统用户资料库等;2.要各单位建立自己的系统操作文档,以便工作的交接。
总之,人力资源管理软件已成为企业人力资源管理的有力工具,为企业人力成本分析、优化人工成本结构、规避用工风险、加强企业管控等提供了强大支撑,并将在未来发挥更大作用。