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岗位说明书的编制过程
1.岗位说明书的基本概念
岗位说明书是对企业岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度、考核评价内容给予的一个定义性的说明。
编制岗位说明书是工作分析和岗位研究最重要的一项工作,岗位说明书是最终得出一个关键性文件。把编制岗位说明书的这项工作又叫做岗位描述,也就是通过这项工作把整个岗位进行一个整体全面的描述。只有做好了这项工作,才能够将后面的岗位评价工作做好,所以编制岗位说明书是岗位评价的一个最基础性的工作。
岗位说明书应该成为劳动合同文本的附件,是劳动合同文本的一个重要组成部分。
2.岗位说明书的主要内容
岗位说明书涉及的内容比较多,有任职条件,岗位的任务、责任、权限以及岗位的考核方式和内容等。但在通常的岗位说明书中,最常见也是最主要的内容有六大项:岗位任职条件的确定、岗位目的的明确、上下级关系的确定、工作沟通关系的确定和岗位职责范围的确定以及岗位的考核评估。
◎岗位任职条件的确定
就是什么样的人才能承担这个岗位的任务,那么它对学历,工作经历,所需要的知识,包括体能有什么要求。
◎岗位目的的明确
即企业为什么要设置这个岗位,这个岗位设置以后将发挥什么样的作用。
◎上、下级关系的确定
这个岗位的上级是哪个岗位,它的下级岗位又有哪些,这些岗位之间是什么关系等。
◎工作沟通关系的确定
在这个岗位上,需要和企业内的哪些部门,或者上级岗位打交道;在企业之外,要和哪些政府部门,相关企业、客户、或者社会中介机构打交道。
◎岗位职责范围的确定
在本岗位工作都需要承担什么样的责任。如果该岗位有八项职责,那么具体由谁负责,负责到什么样的程度,谁负主要责任,谁负部分责任。
◎考核评价
指明了考核的内容和方式,以及岗位工作的完成情况。
岗位说明书的编制过程
任职条件的确定
1.学历
◎一般填某某学历以上。
◎学位要求,例如要求硕士或博士学位。
◎技术职称,要求有高级职称或者中级职称等的任职资格(或者不是要求有高级职称)。
2.经验
◎要求了解相关行业。
◎要求在本行业工作过。
◎要求在本岗位工作多少年以上。
3.专业知识
◎要求具有哪些专业的知识。
◎一般不必写得很详细,只要求哪一方面或哪个专业。
4.业务了解范围
◎业务了解范围填起来比较困难一些,也就是除了本专业,还要了解哪些相关知识。
◎对这个岗位的业务是否熟悉,业务能力如何。
岗位目的
◎岗位目的就是岗位的作用,这是岗位说明书最难写的一个部分。
◎一般写这个岗位的必要性和所起的作用。
【案例】
人力资源部的人事培训专员的岗位目的是:根据公司的发展战略,组织协调公司各个部门、子公司的员工培训工作,开发员工潜能,提高员工素质,为集团公司的经营管理提供人力资源的保障和支持。
工作沟通关系
工作沟通关系具体分为两部分:企业内部沟通关系和企业外部沟通关系。
1.内部沟通
内部沟通就是在企业内部将与谁打交道。沟通关系不填写下级,只填写上级和平级,因为下级是必然要沟通的。
主要是两个层面:
◎上级。这个岗位直接受哪个岗位领导。
◎平级。平级主要是在企业里将要和哪些相关的部门、岗位打交道。一般只选择两个或三个左右经常打交道的部门。
2.外部沟通
在企业的外部还要跟哪些相关单位打交道。外部沟通关系一般分以下几类:
◎政府部门。例如企管部负责企业的注册登记,要和工商局打交道,
技术开发部可能要跟标准局、技术监督局打交道,统计工作可能要和统计局打交道。
◎相关企业。相关企业指上下游企业,上游指原材料供应商,而下游指运输、客户等。
◎中介机构。例如律师事务所、会计师事务所、咨询公司、培训公司等。
上级与下级的关系
在沟通关系的下面要填下级的人数:
◎直接领导的人数
◎间接领导的人数
◎总数
另外,还要填写人员的类别。人员类别指级别,是属于经理级、中层还是属于一般人员。
岗位职责的确定
职责范围
按职责重要性依次列出每项职责及其目的,是职责范围的精确描述。要按照职责的重要程度来填写,重要的放在前面,次要的放在后面。基层工作人员可能两至五项,中层人员可能五至十项,高层人员可能十几项。
职责负责程度的确定
就是负什么样的责任,是负全部责任,部分责任,还是支持责任。
1.全责
在同一个级别上没有其他同志负全部责任,只有你负责,那么这个责任叫全责。
纵向有可能有两个职位都负全责,横向不允许有两个岗位同时负全责。
例如人力资源部经理,员工管理、薪酬管理、培训、考核也都是负全责。下属所负的全责之和应该和上级部门经理负的全责一致。
2.部分责任
就是大家需要配合,或者责任有交叉,这时候是部分责任。例如培训专员负主责,但是员工管理者也要负部分责任,因为他负责筛选这些员工,哪些需要培训,他负部分责任。
3.支持责任
例如企业的生产管理部有部长,有负责计划的,负责调度的,负责统计的,那么负责统计的同志对生产管理调度计划都有支持责任,因为统计资料要提供给其他几个人看。
做岗位说明书的时候,支持责任不要太多。一个人负责很多支持责任,就会造成相互之间的矛盾。
考核评价
考核就是从数量和质量上来检测职责完成情况。例如员工培训这个主责,就是考核执行培训计划的情况如何,是否达到员工培训的效果。要由员工对人力资源部组织的这次培训打一个评分:我很满意,我比较满意,我一般满意,我不太满意。通过这样的方式,最后确定对负责人事培训专员的评价。
【案例】
某科技集团公司人力资源部人事培训专员,他的直接上级主管人力资源部部长。他的任职条件:学历要求大学本科以上,经验要求是三年以上大中型企业或外资企业的相关岗位工作人员。这是要求他做过三年培训,不是在人力资源行业做三年,而是要求他做过三年的培训专员,而且要求是在大中型企业或者是外资企业工作过。他的专业知识要求懂得人力资源管理、员工培训管理、法律行政管理;他的业务了解范围要了解国家的有关政策法规、人力资源管理的新知识、新动向、本公司人力资源管理的体系和职能,国际、国内人力资源管理的新政策,新的发展趋势,对未来有很多要求,尤其是了解一些新的知识。
上面针对岗位说明书的几大部分内容,逐一进行了说明。为了帮助大家对岗位说明书有个直观的了解,这里举一个会计岗位的岗位说明书作为例子。
表5-1 岗位说明书举例
编码:305132
级别:初级
岗位名称:会计员
一、职责总述:
(1)本类人员是在主管人员监督状态下,办理基层单位会计工作。
(2)遵守国家和企业的各项规章制度、法规以及主管部门(或主管人)的原则指示,编制预算或决算,审核原始凭证,处理账目,核算成本。
(3)处理各种数据要准确无误。
(4)按时按质按量向有关主管人员呈报财务统计报表及文字说明。
二、所受监督:
(1)直接接受本科室主管人的指令和监督
(2)在规定的权限内,一般例行公事可独立处理,有关重要事项,须向上级请示,经批准后方可执行。
三、所施监督:
在一般情况下,无监督、指挥他人的权限。
四、工作举例:
负责基层单位会计工作。包括:编制预算、决算;编制会计报表;填发记账通知单;登记、整理总台帐;审核原始凭证;登记成本帐;编制传票;账册凭整装订、保管。
五、所需资格条件:
(1)大学会计科系或高级专业学校毕业,担任两年以上的会计实务,具有实际工作经验;
(2)了解本部门、企业的会计及审查制度;
(3)了解国家及地区有关的政策、法令、规定;
(4)具有一般的分析、判断、计算、记忆力;
(5)具有专业知识和一定的科研能力。
六、晋升:助理会计师
七、与其它岗位的关系:
八、岗位评价结果:
九、工作时间:
在制度时间内工作,上白班(8:00 am—17:00 pm)一般无需加班。
十、工作环境和条件:
十一、其他事项:
【自检】
请你根据你自己的实际情况,动手完成一个简单的岗位说明书。